Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est en vigueur depuis le 25 mai 2018 et constitue le cadre principal de la législation sur la vie privée en Europe. La loi s’applique à toutes les organisations qui traitent des données personnelles des informations clients aux données du personnel. Le RGPD définit le cadre dans lequel les données peuvent être collectées, stockées et utilisées.
L’objectif du RGPD est de protéger la vie privée des individus (personnes concernées) et d’obliger les organisations à traiter les données personnelles de manière responsable. Cela nécessite des processus clairs, des archives organisées et une communication transparente. Dans ce blog, vous découvrirez ce que le RGPD implique, quelles obligations s’appliquent et comment les mettre en pratique.
Qu’est-ce que le RGPD ?
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est la loi européenne qui établit les règles pour le traitement des données personnelles. Les données personnelles sont toutes les informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne, comme les noms, adresses, adresses e-mail ou informations médicales.
La loi fournit un cadre uniforme pour l’ensemble de l’Union européenne et renforce les droits à la vie privée des citoyens, tout en encadrant les possibilités de traitement par les responsables de traitement. Cela facilite l’échange de données au-delà des frontières tout en garantissant la protection des données personnelles.
Les organisations ne peuvent collecter des données que sur la base d’un fondement légal avec un objectif précis et ne doivent pas les conserver plus longtemps que nécessaire et doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées.
Les principales obligations pour les organisations
Le RGPD oblige les organisations à traiter les données personnelles de manière responsable. Cela concerne toutes les organisations qui collectent, stockent ou utilisent des données personnelles.
Tenir un resgistre des traitements
La tenue d’un registre des traitements est obligatoire :
- Pour les organisations de plus de 250 employés, et
- Pour les organisations de moins de 250 employés, lorsque :
- le traitement des données n’est pas occasionnel ;
- des données personnelles à risque élevé sont traitées ;
- ou des catégories particulières de données personnelles sont traitées.
Les organisations doivent pouvoir démontrer avec précision quelles données personnelles elles traitent, dans quel but, où elles sont stockées et qui y a accès.
Obligation de notification des violations de données
En cas de violation de données, les organisations doivent souvent en informer l’autorité compétente et dans certains cas les personnes concernées.
Respect des droits des personnes concernées
Les personnes concernées ont le droit d’accès, de rectification, de suppression et — dans certains cas — de portabilité de leurs données. Les demandes doivent être traitées dans les délais légaux et avec soin.
Responsabilité et transparence
Les organisations doivent être en mesure de démontrer qu’elles respectent les règles et communiquer de manière claire sur l’utilisation et la protection des données personnelles.
Impact sur le quotidien
Le RGPD concerne presque tous les processus quotidiens d’une organisation. Les données personnelles se trouvent dans les systèmes informatiques, documents, dossiers et communications avec les employés, clients et autres parties prenantes.
Les organisations doivent savoir exactement où se trouvent les données personnelles. Cela nécessite de l’organisation et de la structure dans les archives numériques et papier. Sans règles centrales, il est difficile de traiter les demandes des personnes concernées ou de démontrer la conformité à la loi.
Les durées de conservation jouent également un rôle important : les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Les organisations doivent documenter combien de temps les documents sont conservés et mettre en place des processus pour les supprimer ou les archiver à temps.
La responsabilité implique que les organisations doivent pouvoir démontrer quelles mesures ont été prises, comment les données personnelles sont protégées et comment les demandes ou violations de données sont traitées.
Comment les organisations peuvent se conformer au RGPD
Les organisations peuvent respecter le RGPD de manière pratique en suivant plusieurs étapes claires :
1. Cartographier toutes les données
Identifier quelles données personnelles sont traitées et qui y a accès.
2. Documenter les processus
Établir des règles pour la collecte et le traitement des données, le traitement des demandes et la notification des violations de données.
3. Maintenir des archives organisées
Stocker les documents de manière centralisée et limiter l’accès aux personnes autorisées.
4. Effectuer des contrôles réguliers
Vérifier régulièrement que les données sont à jour et supprimer les informations obsolètes ou incorrectes pour maintenir la conformité et l’organisation.
5. Former les employés
S’assurer que tous les employés manipulant des données personnelles connaissent le RGPD et traitent les données de manière sécurisée.
6. Certificat
ISOAssurer une sécurité de l’information adéquate. ISO 27001 est une norme appropriée pour soutenir cette démarche.
En suivant ces étapes, votre organisation respecte le RGPD, protège la vie privée des personnes concernées et réduit les risques lors d’audits ou de contrôles.
Prêt à devenir conforme au RGPD ?
Le RGPD exige une approche structurée, des archives organisées et des processus bien conçus. Archivage-IT aide les organisations à gérer leurs données de manière sécurisée, efficace et conforme et propose des solutions adaptées à votre situation afin de minimiser les risques et garantir la protection de la vie privée.
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Le contenu de ce blog est fourni à titre informatif uniquement et ne confère aucun droit. Les informations ont été compilées avec soin et sont destinées à des fins générales. Pour des conseils adaptés à votre situation spécifique, il est recommandé de consulter un expert juridique ou spécialisé.