Vous rencontrez ces défis ?
La gestion d'archives papier soulève souvent de nombreux défis.
- Les locaux d'archives sont saturés et occupent un espace précieux.
- Les dossiers sont difficiles à retrouver ou dispersés sur plusieurs sites.
- La gestion des durées de conservation devient de plus en plus complexe.
- Les documents importants sont exposés aux risques de perte ou de détérioration.
- Les archives papier ralentissent les processus de travail numériques.
Une gestion professionnelle de vos archives apporte sérénité, visibilité et maîtrise.
Bien plus qu'un simple stockage d'archives
L'archivage physique ne consiste pas uniquement à entreposer des documents. Il s'agit de gérer, enregistrer et préserver vos informations tout au long de leur cycle de vie.
Archivage-IT assure le stockage sécurisé de vos archives dans des conditions optimales, leur enregistrement précis ainsi que leur mise à disposition rapide lorsque vous en avez besoin. Vous protégez ainsi vos informations sans mobiliser d'espace ou de ressources au sein de votre organisation.
Quelle solution de stockage correspond à votre organisation ?
Toutes les archives n'ont pas les mêmes besoins. C'est pourquoi Archivage-IT propose plusieurs solutions de stockage adaptées à la fréquence de consultation, aux durées de conservation et à la nature de vos documents.
Stockage sur palettes
Pour les archives consultées occasionnellement, le stockage sur palettes est économique et efficace. Boîtes, classeurs, cartons ou dossiers : nous proposons une solution adaptée à chaque situation.
Stockage individuel
Lorsque certains dossiers doivent être consultés régulièrement, chaque unité d'archive est enregistrée individuellement afin de permettre une localisation et une mise à disposition rapides.
Donnez encore plus de valeur à vos archives physiques
L'archivage physique peut facilement évoluer vers une gestion plus numérique de vos informations grâce à nos services complémentaires.
Scanning on Demand
Besoin d'un document conservé dans vos archives ? Nous numérisons uniquement le document demandé et le mettons rapidement à votre disposition au format numérique, tandis que l'original reste conservé en toute sécurité.
Numérisation
Vous souhaitez numériser vos archives papier, en tout ou partie ? Archivage-IT prend en charge l'ensemble du projet de numérisation : préparation, numérisation, contrôle qualité et intégration dans vos applications.
Destruction confidentielle
Lorsque les durées légales de conservation sont arrivées à échéance, nous assurons une destruction sécurisée et certifiée de vos archives, avec remise systématique d'un certificat de destruction officiel.
Gardez le contrôle de vos archives physiques
Confier vos archives à un prestataire ne signifie pas perdre leur traçabilité. Grâce à Virtual Archive Logistique, vous conservez à tout moment une visibilité complète sur vos archives physiques. Depuis l'application, vous pouvez facilement :
- consulter les dossiers et boîtes d'archives stockés ;
- localiser chaque dossier ;
- suivre les demandes de consultation ;
- connaître le statut de vos archives.
Vous bénéficiez ainsi de la sécurité d'un archivage physique combinée à la transparence d'une gestion numérique.
La sécurité avant tout
Lorsque vous confiez vos archives, la sécurité est essentielle. C'est pourquoi Archivage-IT investit en permanence dans des infrastructures hautement sécurisées et des processus rigoureusement contrôlés. Vous bénéficiez notamment de :
- sites de stockage hautement sécurisés ;
- protection contre l'incendie, les intrusions et les nuisibles ;
- contrôle strict des accès ;
- traçabilité complète de chaque archive ;
- accompagnement dans la gestion des durées de conservation ;
- certifications ISO 27001, ISO 9001 et NEN 7510.
Vous avez ainsi la garantie que vos informations sont entre de bonnes mains.
Pourquoi choisir l'archivage physique ?
Une gestion professionnelle de vos archives offre bien plus qu'un simple gain de place.
Externalisez vos archives et récupérez des espaces utiles au sein de votre organisation.
- Accédez rapidement à vos informations
Vos dossiers restent disponibles à tout moment, notamment grâce au service Scanning on Demand.
Protégez vos informations contre les pertes, les détériorations et les accès non autorisés.
- Gardez la maîtrise des durées de conservation
Gérez vos archives tout au long de leur cycle de vie en conformité avec les exigences réglementaires.
- Préparez votre transformation numérique
Vos archives physiques constituent une base solide pour de futurs projets de numérisation et d'optimisation de votre gestion de l'information.
Comment nous accompagnons votre projet
1. Analyse
Nous étudions vos archives, vos besoins et vos obligations de conservation.
2. Enregistrement et transport
Vos archives sont enregistrées, puis transportées en toute sécurité vers nos installations si nécessaire.
3. Stockage sécurisé
Vos documents sont conservés dans des installations répondant aux plus hauts standards de sécurité.
4. Gestion et mise à disposition
Grâce à notre gestion des archives et au service Scanning on Demand, vos documents restent accessibles à tout moment.
5. Restitution, numérisation ou destruction
À l'issue de la période de conservation, vous choisissez le devenir de vos archives : restitution, numérisation ou destruction confidentielle.
