Archivage-IT vous accompagne étape par étape dans le transfert, de l'inventaire au transport et à l'enregistrement, afin que vos archives soient transférées de manière contrôlée et traçable vers la solution de stockage choisie.

Grâce au logiciel associé, vous disposez à tout moment d'une vue sur vos archives stockées en externe et pouvez facilement demander des documents lorsque cela est nécessaire.

Archivage-IT vous aide à surveiller les délais de conservation, afin que vous puissiez décider en temps voulu et de manière contrôlée de la destruction, de la conservation prolongée ou de la restitution des documents.

Oui, si le besoin lié à une partie de vos archives évolue, il est possible, en concertation, de passer à un autre mode de stockage mieux adapté à la nouvelle situation.

Archivage-IT applique des normes de sécurité physique et numérique élevées pour le stockage externe. Pour connaître les modalités spécifiques concernant l'assurance et la responsabilité, adressez-vous à votre interlocuteur.

Archivage-IT dispose d'une option de service 24 heures sur 24.

Selon l’accord de niveau de service choisi au moment de la demande, un fichier sera livré. Les délais de livraison sont compris entre 1,5 et 32 heures (heures de travail).

Non, ce n'est pas obligatoire : dans le cadre du plan par étapes, Archivage-IT prépare vos archives pour la numérisation, ce qui inclut le retrait des matériaux non numérisables. Les trier vous-même au préalable peut toutefois accélérer le processus.

Archivage-IT applique un protocole structuré d'enregistrement et de réception par dossier, ainsi que des contrôles qualité pendant et après le processus de numérisation, afin que chaque document soit traçable, lisible et qu'aucun ne se perde en cours de route.

Dans de nombreux cas, le processus de numérisation peut être organisé de manière à ce que votre organisation puisse continuer à fonctionner normalement. Ce point est discuté au préalable avec votre interlocuteur, afin que la planification s'accorde avec vos activités.

Archivage-IT assure elle-même le transport vers son propre site à Reuver et applique des mesures de sécurité strictes tout au long du processus, de la réception à la numérisation.

Oui, des archives déjà partiellement numériques peuvent également être complétées et davantage structurées, afin que vous disposiez au final d'un ensemble cohérent et consultable.

La reconnaissance du texte dépend de la lisibilité du document original. Archivage-IT évalue au cas par cas les techniques offrant le meilleur résultat, y compris pour des documents plus difficiles à lire.

La valorisation des données peut être appliqué ponctuellement à des archives existantes, ou être mis en place de façon continue afin que les documents entrants soient automatiquement enrichis.

La précision dépend de la qualité du document et du type de données extraites. Le processus est conçu de manière à ce que la qualité des données soit contrôlée et que vous gardiez la maîtrise de la qualité des données enrichies.

Oui, la valorisation des données permet également de structurer a posteriori des archives existantes non structurées, et pas uniquement les documents entrants.

La technologie OCR peut être utilisée pour plusieurs langues. Si vous avez des documents dans une langue spécifique, Archivage-IT sera ravie d'étudier les possibilités adaptées à votre situation.

Le délai varie selon l'organisation et dépend du volume, de la complexité et de la solution souhaitée. Archivage-IT établit une estimation concrète à l'issue d'un entretien de prise de contact.

Oui, des archives numériques ne doivent pas nécessairement être mises en place en une seule fois pour toute l'organisation. Vous pouvez commencer par un service ou un type de document, puis étendre progressivement la démarche.

Cela dépend de votre situation : AIR est orientée vers des archives centralisées conformes à la législation, Virtual Archive combine la gestion de dossiers physiques et numériques, et E-Content 365 est spécialement conçue pour la gestion documentaire au sein de Microsoft 365. Archivage-IT se fera un plaisir de vous conseiller la solution la mieux adaptée.

Non, vous pouvez démarrer à partir de votre situation actuelle, qu'elle soit entièrement physique, hybride ou déjà numérique. La numérisation peut faire partie du projet, mais n'est pas une condition préalable stricte.

Les archives étant disponibles en ligne de manière centralisée et sécurisée, les collaborateurs autorisés ont accès aux mêmes documents actualisés, quel que soit leur lieu de travail.

Vous pouvez non seulement consulter les dossiers existants, mais aussi ajouter facilement de nouvelles informations numériques à vos archives au sein de Virtual Archive.

Virtual Archive est accessible via un navigateur web classique avec identifiants de connexion, sans qu'il soit nécessaire d'installer un logiciel spécifique.

Non, Virtual Archive est conçue pour un usage simultané par plusieurs collaborateurs, sans que cela nuise à la rapidité ou à la clarté.

Archivage-IT réfléchit avec vous aux possibilités d'exportation, si vous souhaitez un jour passer à une autre solution.

Archivage-IT vous accompagne dans la transition depuis votre système existant, afin que vos données soient transférées de manière contrôlée et que votre méthode de travail reste autant que possible familière.

AIR convient particulièrement aux organisations ayant des exigences d'archivage complexes et conformes à la législation, ainsi que plusieurs systèmes sources, telles que les administrations publiques, les établissements de santé et d'autres organisations soumises à des obligations de conformité strictes.

Le délai dépend du nombre de types de documents et de la complexité de votre gestion de l'information. Archivage-IT analyse ces éléments avec vous afin d'aboutir à un plan adapté.

Dans AIR, la politique de conservation est basée sur les métadonnées et paramétrable de manière flexible, ce qui vous permet de décider vous-même comment la destruction ou la conservation prolongée est gérée à l'expiration du délai de conservation.

Cela se fait sur la base du statut et de l'utilisation des données dans vos systèmes principaux : les données clôturées ou n'étant plus activement consultées sont les premières éligibles à un transfert vers AIR.

Oui, AIR permet de partager des documents en toute sécurité avec un accès temporaire ou limité, par exemple avec des restrictions de téléchargement, afin que vous gardiez le contrôle sur qui peut consulter quoi.

AgileSign est notamment utilisée pour les contrats, les accords, les bons de commande et les formulaires : des documents pour lesquels les organisations souhaitent passer d'un flux de signature papier à un flux entièrement numérique.

Oui, une fois signés, les documents peuvent être automatiquement enregistrés et archivés, afin qu'ils fassent directement partie de vos archives numériques plutôt que d'être stockés séparément. Cela peut se faire automatiquement dans votre propre système ERP ou dans la base d'archives d'AgileSign.

Oui, les documents peuvent être partagés en toute sécurité avec des tiers via la plateforme AgileSign. Selon le type de signature (SES, AES ou QES), une vérification d'identité est effectuée avant que la signature puisse être définitivement apposée.

Les données d'identité du signataire, l'horodatage et, le cas échéant, les données de certificat et d'intégrité. Toutes les actions effectuées sur la plateforme AgileSign sont journalisées et peuvent être retrouvées via la piste d'audit.

Oui, AgileSign est conforme au règlement eIDAS et travaille avec un PSCQ (prestataire de services de confiance qualifié) pour l'apposition d'une signature électronique qualifiée (QES).

Le bureau Archivage-IT est ouvert du lundi au vendredi de 08h15 à 17h00.

Les factures peuvent être envoyées par courrier électronique à invoice@archive-it.nl.

Envoyez un courriel à info@archive-it.fr avec les nouvelles données. Nous ajusterons vos coordonnées dès que possible.