Vous rencontrez ces défis ?
De nombreuses organisations gèrent encore d’importants volumes de documents papier. Cette situation engendre plusieurs difficultés :
- les archives occupent un espace précieux ;
- les documents sont difficiles à retrouver ;
- les collaborateurs dépendent encore de dossiers papier ;
- une information ne peut être consultée que dans un seul lieu à la fois ;
- les documents papier sont vulnérables aux pertes et aux détériorations ;
- les flux papier freinent la digitalisation des processus.
La numérisation rend vos informations accessibles tout en préservant leur valeur.
Bien plus qu’une simple numérisation de documents
La numérisation ne consiste pas uniquement à transformer une feuille de papier en fichier PDF. Elle vise à préserver durablement l’information afin qu’elle puisse être utilisée immédiatement dans vos processus métier.
Archivage-IT vous accompagne tout au long du projet : de la préparation des documents à la numérisation, en passant par le contrôle qualité, l’indexation et l’intégration dans vos systèmes existants.
Le résultat : une source d’information numérique fiable, prête à soutenir votre transformation digitale.
Nos solutions de numérisation
Chaque projet est unique. C’est pourquoi nous déterminons, pour chaque type de document, la méthode de numérisation la plus adaptée. Grâce à nos équipements spécialisés, nous sommes en mesure de numériser une grande variété de documents, tout en garantissant une qualité d’image optimale et la préservation des originaux.
Dossiers des patients
Nous numérisons les dossiers médicaux de manière sécurisée et confidentielle afin de les intégrer facilement dans vos processus numériques.
Plans et documents grand format
Plans d'architecte, dessins techniques, cartes et autres documents grand format sont numérisés avec une précision élevée et fidèle, sans perte de détails
Dossiers du personnel
Transformez vos dossiers RH papier en dossiers numériques structurés, hautement sécurisés, facilement accessibles et conformes aux exigences réglementaires.
Pourquoi choisir la numérisation ?
Un projet de numérisation apporte bien plus qu’un simple gain d’espace.
- Accédez à vos informations à tout moment. Vos documents sont disponibles en format numérique, où que vous soyez.
- Gagnez en efficacité. Retrouvez vos informations en quelques secondes grâce à une recherche rapide.
- Réduisez vos besoins de stockage physique. Libérez de l’espace en remplaçant progressivement les archives papier.
- Renforcez la sécurité de vos informations. Les documents numériques bénéficient d’autorisations d’accès, de sauvegardes et d’une traçabilité complète.
- Intégrez vos documents à vos processus. Les informations numérisées s’intègrent facilement à vos applications métier et à vos flux de travail.
- Préparez l’avenir. La numérisation constitue souvent la première étape vers une gestion de l’information entièrement numérique.
Nous vous accompagnons de A à Z
1. Analyse et conseil
Nous analysons vos archives, vos processus et vos besoins afin de définir la meilleure stratégie de numérisation.
2. Préparation et transport
Après validation du projet, nous planifions les opérations et assurons, si nécessaire, le transport sécurisé de vos archives. Chaque document est enregistré afin de garantir une traçabilité complète.
3. Numérisation et contrôle qualité
Vos documents sont préparés puis numérisés avec des équipements professionnels. Des contrôles qualité sont réalisés tout au long du processus afin de garantir un résultat fiable.
4. Enrichissement des données et intégration
Selon vos besoins, nous enrichissons vos documents grâce à l’OCR, à la classification ou à l’extraction de données, avant de les intégrer à Archivage-IT ou à vos systèmes existants.
5. Livraison et suivi
À la fin du projet, vous choisissez le devenir des documents papier : restitution, stockage sécurisé ou destruction confidentielle. Nos équipes restent à vos côtés pour vous accompagner après la mise en production.
