Les établissements de soins de santé tels que les hôpitaux, les maisons de retraite, les cliniques et les centres de réadaptation disposent de dossiers de patients. Afin de fournir des soins optimaux, le prestataire de soins doit disposer des bonnes informations au bon moment. La confidentialité et la sécurité sont primordiales. Afin d'éviter de perdre du temps dans les tâches administratives, la numérisation est la solution.
Dossiers des patients
Une vue d'ensemble de toutes les informations patient
Après la numérisation des dossiers, Archivage-IT peut les relier à votre Système d'Information Hospitalier (SIH) ou à votre Dossier Patient Informatisé (DPI) existant, tel que DxCare ou Orbis. Votre passé papier s'intègre ainsi de manière fluide avec vos nouveaux dossiers numériques. Notre expérience de plusieurs années dans l'interconnexion de logiciels avec les systèmes SIH, DPI et DUI garantit une méthode conviviale pour rechercher et retrouver rapidement vos dossiers. Vous disposez ainsi en permanence d'une vue d'ensemble complète de toutes les informations médicales, passées comme présentes.
Pourquoi opter pour des dossiers patients numériques ?
Les dossiers patients numériques offrent de nombreux avantages, notamment :
- Accès partout et à tout moment : retrouvez rapidement le bon dossier patient, où que vous soyez.
- Facilité d'utilisation : simple à consulter et à parcourir pour les professionnels de santé.
- Libération d'espace précieux : plus de problèmes de stockage, pour laisser place à d'autres usages.
- Intégration fluide : connexion avec vos systèmes SIH ou DPI pour un fonctionnement optimisé.
- Accès restreint : garantissez que seul le personnel autorisé accède aux données patients sensibles.
- Politique de conservation et de suppression : définissez facilement des durées de conservation conformes à la réglementation.
- Maîtrise totale de vos dossiers : plus de désordre — organisez et gérez vos dossiers numériques en toute simplicité.
Comment se déroule la numérisation des dossiers patients ?
La numérisation des dossiers patients chez Archivage-IT suit un processus éprouvé, en plusieurs étapes :
- Inventaire – Évaluation des documents et de vos besoins.
- Devis – Proposition tarifaire sur mesure.
- Accord et planification – Validation définitive et planification du projet.
- Transport – Transport sécurisé des dossiers vers Archivage-IT.
- Enregistrement – Préparation et tri des documents.
- Numérisation – Digitalisation des dossiers.
- Enrichissement des données – Ajout de métadonnées pour une recherche plus efficace.
- Export – Livraison des fichiers dans le format souhaité.
- Destruction / Stockage / Retour – Traitement des documents selon vos préférences.
De la numérisation à l'information à valeur ajoutée
Numériser ne suffit pas. Grâce à une technologie intelligente, les dossiers peuvent être enrichis de métadonnées (comme la date du dernier traitement). Cela permet d'associer facilement une durée de conservation au dossier. La mise en place d'une bonne politique de rétention en est ainsi simplifiée, garantissant la destruction automatique des dossiers une fois le délai arrivé à échéance.
Par ailleurs, notre logiciel permet de combiner les informations de plusieurs dossiers et de les présenter en une seule vue d'ensemble. Ce processus, appelé valorisation des données, facilite l'analyse des données et accélère la prise de décision.
Aucune interruption pendant la numérisation
Chez Archivage-IT, nous assurons le transport sécurisé des dossiers médicaux depuis votre site jusqu'à notre centre d'archivage. Besoin d'un accès rapide à un dossier en cours de numérisation ? Pas de problème ! Notre logiciel permet de demander le dossier en priorité et de le rendre disponible numériquement en 1h30 — même pendant les heures de bureau. Vous ne subissez ainsi que peu, voire aucune interruption durant le processus de numérisation.
Durées de conservation
En établissement de santé, la loi impose une conservation du dossier médical pendant 20 ans à compter de la date du dernier séjour du patient dans l'établissement ou de la dernière consultation externe. Des règles particulières s'appliquent toutefois dans certains cas.
Il est essentiel de respecter strictement ces durées de conservation. Archivage-IT propose un système qui applique automatiquement ces règles, vous permettant de garder la maîtrise de vos données et de rester en conformité avec la réglementation en vigueur. Cela évite également de conserver des dossiers plus longtemps que nécessaire, ce qui permet d'économiser espace et coûts.
