Au sein d’une organisation, il existe de nombreux documents dont la durée de conservation est obligatoire. Il est important de poursuivre ces règles. Lorsque l’information n’est pas complète ou même perdue, des procédures judiciaires difficiles peuvent en résulter. Il est possible de réduire ces risques en appliquant une gestion des documents à un niveau différencié.
Durées de conservation des documents
Législation sur les durées de conservation
Structurer des documents et les stocker correctement prend beaucoup de temps. Et même ainsi, la question reste de savoir si les informations pourront être facilement retrouvées par la suite. Pour les organisations qui disposent encore d'archives papier, cela demande beaucoup d'espace, avec en plus la question de savoir si les durées de conservation légales sont respectées. Au niveau numérique, la situation n'est en réalité pas différente : trop d'organisations peinent à garder une vue d'ensemble. Qu'en est-il exactement des durées de conservation ?
Veuillez noter : il existe de nombreuses exceptions à ces règles, et certaines parties d'un dossier doivent être conservées pendant une durée plus ou moins longue.
Il existe de nombreux types de documents, et chaque type est soumis à sa propre obligation légale de conservation. Quelques exemples de durées de conservation :
- Documents médicaux : 20 ans
- Dossiers du personnel : 5 ans après la fin du contrat
- Documents administratifs (secteur public) : 10 ans
- Documents comptables (gestion administrative) : 6 ans
Livre blanc sur les durées de conservation
Ce livre blanc traite des durées de conservation dans différents secteurs, tels que la santé, le secteur public, les organismes de logement social et le secteur juridique. Vous avez des doutes sur les durées de conservation applicables à votre archive ? Notre livre blanc gratuit vous apporte des réponses claires et des recommandations pratiques.
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Approche différenciée
Nous conseillons aux organisations de commencer par bien cartographier les informations qu'elles gèrent et les catégories à y distinguer. Une approche différenciée permet de structurer et de gérer les documents de manière efficace. Avec le bon logiciel, vous pouvez facilement attribuer des durées de conservation aux différents types de documents.
Dans l'application AIR, ce processus est intuitif et efficace. Avec l'aide d'un consultant, vous pouvez déterminer quels types de documents existent au sein de votre organisation et quelles durées de conservation doivent y être associées. Dès qu'une durée de conservation arrive à échéance, le logiciel génère automatiquement une liste des documents pouvant être détruits de manière sécurisée et contrôlée. Votre archive reste ainsi à jour, conforme et maîtrisée.
Stockage dans notre entrepôt d'archives sécurisé
Afin de réduire les coûts, les dossiers moins actifs, rarement consultés, sont stockés en toute sécurité dans notre entrepôt d'archives sécurisé. Si un dossier s'avère toutefois nécessaire, il peut être demandé à tout moment de la journée via notre logiciel grâce au Scanning on Demand. Vous ne numérisez ainsi que ce qui est réellement utile, sans engager de frais inutiles.
Lors de l'enregistrement de ces dossiers, une durée de conservation peut être définie immédiatement. Cela vous permet également d'appliquer une politique de destruction structurée pour vos archives papier. Chaque année, le logiciel génère facilement un aperçu des dossiers dont la durée de conservation est arrivée à échéance, afin qu'ils puissent être détruits en toute sécurité et confidentialité.
