Un service de GRH au sein d'une organisation est souvent confronté à différents îlots d'informations. Les systèmes RH sont fréquemment utilisés, mais il existe également un historique des dossiers du personnel sur papier. En outre, les dossiers numériques des employés sont parfois archivés dans une structure de dossiers sur un disque partagé. Pas efficace, pas conforme et pas transparent.
Dossiers du personnel
Des dossiers papier au dossier du personnel numérique
De plus en plus d'organisations passent à un dossier du personnel numérique. Les systèmes RH modernes proposent souvent un module permettant de stocker les documents de manière numérique et sécurisée. Archivage-IT vous aide à migrer intégralement et en toute sécurité vos dossiers papier existants ainsi que vos dossiers numériques (par exemple sur des lecteurs réseau) vers ces systèmes.
Cela facilite non seulement le travail du service RH, mais aussi celui des collaborateurs : ils bénéficient d'un accès simple et transparent à leurs propres informations personnelles.
Trois méthodes de numérisation
Il existe plusieurs possibilités pour numériser vos dossiers du personnel papier. On peut globalement distinguer trois approches :
- Au niveau du dossier ou de l'onglet : la structure complète du dossier original est reprise numériquement.
- Sur la base des documents clés : seuls les documents les plus importants sont sélectionnés et numérisés.
- Au niveau du document : chaque document individuel est numérisé séparément et pourvu de métadonnées.
Archivage-IT réfléchit volontiers avec vous à la meilleure approche pour votre organisation.
Avantages de la numérisation des dossiers du personnel
La numérisation des dossiers du personnel apporte des avantages immédiatement mesurables :
- Efficacité et gain d'espace : plus besoin d'espace d'archivage physique.
- Accès centralisé à toutes les informations du personnel.
- Conformité au RGPD et aux autres lois et réglementations en vigueur.
- Sécurité renforcée grâce à des structures d'autorisation avancées.
- Transparence pour les collaborateurs.
- Travail indépendant du lieu et du temps.
Comment se déroule la numérisation des dossiers du personnel ?
La numérisation des dossiers du personnel chez Archivage-IT suit un processus éprouvé, en plusieurs étapes :
- Inventaire – Évaluation des documents et de vos besoins.
- Devis – Proposition tarifaire sur mesure.
- Accord et planification – Validation définitive et planification du projet.
- Transport – Transport sécurisé des dossiers vers Archivage-IT.
- Enregistrement – Préparation et tri des documents.
- Numérisation – Digitalisation des dossiers.
- Enrichissement des données – Ajout de métadonnées pour une recherche plus efficace.
- Export – Livraison des fichiers dans le format souhaité.
- Destruction / Stockage / Retour – Traitement des documents selon vos préférences.
Intégration avec votre système RH
Archivage-IT propose des connexions standard avec des systèmes RH répandus tels que Lucca et ADP Decidium. Vos dossiers numériques sont ainsi automatiquement et correctement associés aux bons collaborateurs dans votre système. Vous utilisez un autre système ? Nous recherchons alors avec votre fournisseur une solution adaptée, incluant un import en masse des documents.
Enrichissement intelligent des données avec OCR et métadonnées
Nous allons plus loin que la simple numérisation. Grâce à des techniques telles que l'OCR (reconnaissance optique de caractères), la classification et l'extraction de données, nous enrichissons vos documents de métadonnées. Les dossiers du personnel non structurés sont ainsi transformés en informations structurées et consultables.
Cet enrichissement des données contribue à :
- Retrouver plus rapidement les documents
- Définir des durées de conservation et une politique de rétention
- Améliorer la conformité et le reporting
