Gardez le contrôle de vos archives physiques grâce à une gestion entièrement numérique

Quand Virtual Archive Logistique est-il pertinent?

Virtual Archive Logistique est conçu pour les organisations qui gèrent des archives physiques et souhaitent améliorer leur visibilité, leur contrôle et leur traçabilité. Par exemple lorsque :

• des dossiers sont régulièrement prêtés ou déplacés ;
• plusieurs services ou sites partagent les mêmes archives ;
• les collaborateurs consacrent trop de temps à chercher des documents ;
• vous souhaitez mieux gérer les durées de conservation et vos archives ;
• vous souhaitez gérer vos archives physiques de manière plus efficace tout en gardant une vue d'ensemble.

Qu'est-ce que Virtual Archive Logistique ?

Virtual Archive Logistique est une solution logicielle dédiée à la gestion des archives physiques. Chaque boîte d'archives, dossier ou chemise est enregistré et suivi numériquement tout au long de son cycle de vie.

Des prêts et retours aux déplacements internes et à la destruction des archives, toutes les opérations sont automatiquement tracées. Vous savez ainsi à tout moment où se trouvent vos documents et quel est leur statut.

La solution prend également en charge la gestion des durées de conservation, des emplacements de stockage, des droits d'accès et des rapports. Vous bénéficiez ainsi de la sécurité des archives papier tout en profitant des avantages d'une gestion numérique.

Les avantages

Avec Virtual Archive Logistique :

• vous connaissez à tout moment l'emplacement de vos dossiers ;
• vous enregistrez chaque prêt, retour et déplacement d'archives ;
• vous réduisez le risque de perte ou de mauvais classement des documents ;
• vous gérez automatiquement les durées de conservation et les bordereaux de destruction ;
• vous attribuez facilement les droits d'accès et les autorisations ;
• vous disposez de rapports et de statistiques pour les audits et la gestion de vos archives.

Une intégration avec vos systèmes existants

Virtual Archive Logistique s'intègre facilement à vos applications métier et systèmes d'information existants. Les archives physiques sont ainsi directement liées à vos processus quotidiens, permettant à vos collaborateurs d'accéder rapidement aux informations archivistiques depuis leur environnement de travail habituel.

Grâce à cette intégration, les dossiers sont disponibles plus rapidement, les tâches administratives sont réduites et les processus de gestion des archives gagnent en efficacité.