Description du problème

Le Bureau Inkomens Beheer (BIB) de Brunssum voulait dire adieu au papier. Ils travaillaient déjà en grande partie de manière numérique, et c'est en partie pour cette raison que les archives papier étaient source d'inefficacité et de perte de vue. En outre, les dossiers prenaient beaucoup d'espace inutile et ils ont vu une opportunité d'amélioration dans le domaine de la sécurité de l'information. Raison de plus pour passer à des archives entièrement numériques.

Solution

La BIB a décidé d'engager Archivage-IT pour numériser ses fichiers clients. Chaque dossier client consiste en un fichier contenant des informations uniques sur le client. Ces informations clients sont décrites au dos du dossier, complétées par un document Excel fourni par le BIB avec les métadonnées par dossier. Certaines parties du dossier étaient déjà disponibles sous forme numérique à BIB, donc Archivage-IT n'a numérisé que certaines parties du dossier et a retiré les autres documents. Après ce nettoyage et cette numérisation minutieuse, les fichiers numérisés ont été exportés vers le système du BIB. Les dossiers y sont consultés dans un environnement familier.

Résultat

  • Plusieurs employés peuvent consulter un même dossier en même temps.
  • L'espace libre est utilisé à d'autres fins.
  • Plus de longues recherches inutiles d'un fichier, ce qui augmente l'efficacité.
  • Des archives claires dans un endroit accessible.

Chiffres clés

20

Employés

1.346

Onglets numérisés

24.649

Images numérisées

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