Problème
Mondriaan, une institution de santé mentale dans le sud du Limbourg, aux Pays-Bas, était à la recherche d'une solution pour archiver les dossiers des clients. La condition était que les dossiers des clients de l'ancien dossier électronique du patient (DEP) de Code24/MijnQuarant restent disponibles. Il était essentiel que les plus de 2 400 prestataires de soins de santé aient toujours accès aux fichiers de l'ancien DEP lorsque Pluriform Zorg, le nouveau DEP, serait mis en service.
Solution
À l'issue de l'appel d'offres, le choix s'est porté sur Virtual Archive d'Archivage-IT. En outre, Virtual Archive disposent depuis longtemps d'un lien HL7 (Health Level 7), la norme internationale pour l'échange d'informations entre les différents systèmes de soins de santé. Ce lien est nécessaire pour se connecter au nouveau DEP. La solution d'Archivage-IT répond à toutes les exigences techniques, fonctionnelles et autres fixées par Mondriaan. Un contrat de cinq ans a été choisi, au cours duquel l'établissement de santé mentale a la possibilité d'augmenter le nombre d'utilisateurs sans limitation.
En choisissant Virtual Archive en tant que solution SaaS, Mondriaan bénéficie de mises à jour automatiques et d'une application logicielle répondant aux normes de sécurité les plus élevées. Mondriaan gère elle-même le stockage et la destruction des documents et/ou fichiers de ses clients. Virtual Archive donne également à Mondriaan l'assurance que les dossiers des clients sont gérés conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection de la vie privée et de confidentialité.
Résultat
En faisant appel à Virtual Archive, Mondriaan a la garantie que les données de l'ancien DEP sont correctement archivées. Ces informations sont ainsi facilement accessibles au personnel soignant.
Le personnel soignant accède à Virtual Archive via une intégration web sécurisée. Ils peuvent automatiquement accéder à de multiples applications et ressources du réseau Pluriform Zorg à partir du domaine Mondriaan. Lors de la mise en œuvre, l'autorisation a été établie sur la base du principe du "besoin de savoir". Cela signifie que chaque prestataire de soins de santé n'a accès qu'aux informations qui le concernent.
Toutes les actions, depuis l'appel jusqu'à l'inspection, sont enregistrées, à la fois dans Pluriform Zorg et dans Virtual Archive. L'enregistrement se fait à différents niveaux:
- Niveau du patient
- Niveau du dossier
- Niveau du document
- Niveau de l'utilisateur (historique des connexions)
Cette intégration et l'enregistrement automatisé sont conformes à la méthode de travail souhaitée par Mondriaan dans le domaine de la sécurité de l'information et des droits des clients.
Enfin, la solution d'archivage Virtual Archive est largement déployable. Les données provenant d'autres systèmes peuvent également être archivées dès que le besoin s'en fait sentir. La collaboration avec Archivage-IT permet à Mondriaan de disposer d'une solution durable et pérenne pour la gestion de ses fichiers et documents.