Description du problème
ONS Onderwijsbureau a dû faire face à un manque d'espace. La salle où se trouvaient les archives était située à un emplacement A. Un espace spacieux qui pourrait être utilisé à meilleur escient, par exemple pour des postes de travail supplémentaires. Les archives papier contenaient les dossiers personnels de 50 clients d'ONS Onderwijsbureau. De plus, les dossiers n'étaient pas conformes à la législation AVG. Le client souhaitait que chaque employé puisse accéder à son dossier à tout moment, afin d'accroître la transparence. Cela n'est possible qu'avec un fichier numérique.
Solution
La combinaison de la numérisation et du stockage physique était la solution appropriée pour ONS Onderwijsbureau. Tous les dossiers personnels des employés de leurs clients qui sont employés ont été numérisés et importés directement dans les environnements AFAS de leurs clients. Il y avait également de nombreux dossiers papier d’employés qui sont déjà hors service, mais dont les dossiers doivent encore être conservés conformément à la loi. Ils les ont fait archiver dans les archives sécurisées d’Archivage-IT et, si nécessaire, ils peuvent les récupérer via Scanning on Demand.
Résultat
- Un espace précieux au sein de l’organisation est libéré, il peut être utilisé d’une autre manière.
- Les dossiers du personnel sont disponibles partout et à tout moment pour les employés autorisés.
- Les dossiers des RH sont désormais stockés conformément à le RGPD.
- On gagne beaucoup de temps en disposant du bon fichier en quelques clics.