Problème
Dans le passé, les dossiers du personnel étaient conservés au bureau exécutif ainsi que dans les écoles elles-mêmes. Le fait que les dossiers soient répartis sur plusieurs sites est source d'inefficacité et ne profite pas toujours à la vie privée. En outre, ils souhaitaient mieux utiliser les fonctionnalités offertes par AFAS avec le dossier personnel numérique. Il est temps de dire au revoir au papier.
Solution
La numérisation était la solution pour Stichting kom Leren. Après la numérisation, toutes les données physiques relatives au personnel ont été introduites dans AFAS. Il était important que les différents dossiers d'un même employé soient placés dans AFAS sous le même profil. Grâce au numéro de matricule unique d'AFAS et à un contrôle minutieux d'Archivage-IT, tout s'est bien passé. Rutger Bronsveld, responsable de la coordination des politiques à la Stichting kom Leren, était le coordinateur du projet de numérisation. Il affirme que l'approche sans souci d'Archivage-IT, les explications claires et la façon dont les questions sont traitées, les ont rendus très satisfaits et ont tenu leurs promesses. La possibilité de trouver rapidement un dossier spécifique et la transparence envers les employés sont des avantages dont Stichting kom Leren bénéficie déjà.
Résultat
- Toutes les données se trouvent dans un endroit central et sûr.
- Le processus de travail est devenu plus efficace.
- Il est plus facile de respecter les périodes de conservation et la politique de suppression associée.