mercredi 14 octobre 2020
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Les avantages de la digitalisation
La digitalisation n’a jamais été aussi importante que maintenant, au moment de la pandémie actuelle. La société, les entreprises et...
La gestion des documents numériques est un élément important des processus quotidiens de chaque entreprise. Mais comment les entreprises peuvent-elles s'assurer que leurs processus de gestion documentaire restent à jour et répondent aux besoins d'aujourd'hui ? Dans cet article de blog, nous examinons les six éléments qui contribuent à l'optimisation de la gestion des documents numériques.
1. L'automatisation
L'automatisation est un facteur important de la gestion des documents numériques. De plus en plus d'entreprises optent pour des processus automatisés de gestion des documents. Par exemple, les systèmes de gestion des flux de travail et des documents simplifient et accélèrent la gestion des documents. L'automatisation permet aux entreprises de travailler plus efficacement et de commettre moins d'erreurs.
2. Solutions basées sur le cloud
Les solutions basées sur le cloud sont de plus en plus populaires pour la gestion des documents. En effet, ces solutions sont facilement accessibles depuis n'importe quel endroit et sont souvent plus conviviales que d'autres solutions. En outre, les solutions basées sur le cloud offrent généralement un niveau élevé de sécurité et de protection des données.
3. La sécurité
La sécurité des documents est extrêmement importante, en particulier face aux cybermenaces croissantes. C'est pourquoi les entreprises ont de plus en plus recours à des protocoles de sécurité tels que le cryptage et l'authentification multifactorielle. En mettant en œuvre des mesures de sécurité solides, les entreprises s'assurent que leurs documents sont sécurisés et ne sont pas exposés à un accès non autorisé.
Il existe un besoin croissant de solutions de documents numériques qui soient sûres, fiables et qui protègent la vie privée des utilisateurs. Le RGPD a permis de mettre davantage l'accent sur la sécurité et la protection de la vie privée, ce qui a conduit les entreprises à accorder plus d'attention à la protection de leurs documents et de leurs données.
4. L'intelligence artificielle
L'intelligence artificielle (IA) joue un rôle croissant dans l'amélioration de la gestion des documents. Par exemple, grâce à
- la classification automatique des documents
- L'identification d'informations dans les documents.
- L'extraction d'informations à partir de documents.
En utilisant l'IA, les entreprises peuvent optimiser davantage leurs processus de gestion documentaire et les rendre plus efficaces.
5. La collaboration
Les solutions de gestion des documents numériques sont de plus en plus conçues dans une optique de collaboration. Le partage, l'édition et la collaboration sont ainsi facilités pour les membres de l'équipe. En utilisant les fonctions de collaboration, les entreprises améliorent la productivité de leurs équipes et s'assurent que tout le monde reste à jour.
6. Convivialité
Les utilisateurs veulent des solutions de gestion documentaire faciles à comprendre et à utiliser. Une interface conviviale et une navigation intuitive sont donc essentielles. La recherche, l'ouverture et la modification des documents doivent être rapides et faciles. L'amélioration de l'expérience utilisateur passe, par exemple, par le développement d'une interface avec des icônes et des options de menu claires, la mise à disposition d'options de recherche rapide et la réduction du nombre d'étapes nécessaires à l'exécution d'une tâche donnée.
Comme vous l'avez lu, l'optimisation de la gestion des documents numériques est cruciale pour les entreprises de toutes tailles. Vous voulez savoir comment nous réunissons les éléments ci-dessus dans nos produits et services afin d'améliorer votre gestion documentaire ? Alors lisez ici ou contactez-nous.
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