Imprimer un contrat, le signer, le scanner et le renvoyer par e-mail. Beaucoup d’organisations procèdent encore ainsi. Signer en ligne est plus rapide, mais cela soulève aussi des questions. Qu’est-ce qu’une signature électronique exactement? Quels types existent? Et est-elle aussi valable qu’une signature sur papier? Ce blog vous explique comment cela fonctionne et comment déterminer quel type de signature convient à vos documents.
Qu’est-ce qu’une signature électronique?
Une signature électronique est une signature sous forme électronique. La loi définit cette notion de manière large: il s’agit de données électroniques jointes à un document, que le signataire utilise pour signer. Il peut s’agir d’un nom saisi au clavier, d’une case cochée ou d’une signature tracée sur une tablette.
Une signature électronique adaptée enregistre plus qu’un simple nom: qui a signé, quand, et si le document a été modifié par la suite. Une signature scannée, collée dans un PDF sous forme d’image, n’offre rien de tout cela. Le niveau de garantie d’une signature électronique dépend donc de la méthode utilisée.
eIDAS: trois niveaux de signatures électroniques
C’est pourquoi l’Union européenne distingue trois niveaux. Ils sont définis dans le règlement eIDAS (UE 910/2014), qui s’applique dans tous les États membres de l’UE. Plus le niveau est élevé, plus on est certain de l’identité du signataire :
- Signature électronique simple (SES): la forme de base, comme un nom saisi au clavier ou un clic sur « j’accepte ». Rapide et accessible, mais avec le moins de certitude quant à l’identité du signataire.
- Signature Électronique Avancée (SEA): liée de manière unique au signataire et ne pouvant être apposée que par par le signataire. Si le document est modifié après la signature, cela est immédiatement visible.
- Signature Électronique Qualifiée (SEQ): une signature avancée accompagnée d’un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (QTSP). Juridiquement équivalente à une signature manuscrite dans tous les États membres de l’UE.
Qu’est-ce qu’un QTSP?
Une signature qualifiée nécessite un QTSP: un Qualified Trust Service Provider, ou prestataire de services de confiance qualifié. Cette organisation vérifie l’identité du signataire et délivre le certificat associé à la signature. Un QTSP fait l’objet de contrôles indépendants réguliers et figure sur la liste de confiance européenne (EU Trusted List).
Une signature électronique est-elle juridiquement valable?
Oui. En vertu d’eIDAS, un tribunal ne peut pas rejeter une signature au seul motif qu’elle a été apposée électroniquement. Le droit français encadre également la signature électronique, notamment à l’article 1367 du Code civil, qui précise les conditions de fiabilité du procédé utilisé. Une signature électronique a les mêmes effets juridiques qu’une signature manuscrite, pour autant que la méthode utilisée soit suffisamment fiable. Le degré de fiabilité requis dépend de l’objectif et de la situation.
La différence réside dans la force probante. Avec une signature qualifiée (SEQ), la loi présume que la signature est fiable. Avec une signature simple ou avancée, le tribunal apprécie, en cas de litige, si la méthode était suffisamment fiable. Une piste d’audit complète, indiquant qui a fait quoi et quand, renforce alors considérablement votre position.
Le niveau que vous choisissez détermine donc la solidité de votre position si une signature venait à être contestée.
Quel niveau convient à vos documents?
Tous les documents ne requièrent pas une signature qualifiée. Une règle pratique: plus le risque en cas de litige est grand, plus le niveau doit être élevé. En pratique, un mélange de niveaux est souvent le plus efficace.
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Niveau |
Quand convient-il? |
Exemples |
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SES |
Faible risque juridique, principalement en interne |
Validations internes, demandes de congé, bons de commande |
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SEA |
Accords avec des parties externes, lorsque vous souhaitez pouvoir démontrer qui a signé |
Contrats de travail, contrats fournisseurs, baux |
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SEQ |
Force probante maximale requise, ou lorsque la loi ou la partie adverse l’exige |
Documents à forte valeur financière ou juridique, contrats transfrontaliers |
Signer en toute validité juridique avec AgileSign
Avec AgileSign, vous choisissez le niveau dont vous avez besoin pour chaque document : simple, avancé ou qualifié. Pour les signatures qualifiées, AgileSign collabore avec un QTSP. La plateforme est conforme au règlement eIDAS.
AgileSign garantit en outre la force probante au cœur de la valeur probante du document:
- Identification fiable: les signataires sont vérifiés par carte d’identité électronique ou par vidéo-identification. L’identité du signataire est ainsi établie.
- Piste d’audit complète: chaque action est enregistrée, avec l’identité, l’horodatage et les données du certificat.
- Archivage immédiat: les documents signés sont automatiquement enregistrés dans votre propre système ou dans l’archive d’AgileSign. Les preuves restent ainsi disponibles pendant des années.
Vos clients et fournisseurs peuvent eux aussi signer facilement, sans portail compliqué ni identifiant distinct. Imprimer, scanner et renvoyer par e-mail n’est alors plus nécessaire.
Vous souhaitez savoir quel niveau de signature convient à vos documents et à vos processus? N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration personnalisée.